В марте 2006 года компанией ООО НПК "СИМ-РОСС" в связи с увеличившимся объемом информации было принято решение о переходе с системы "Парус-7" на "Парус-8". В полном объеме из старой системы вновую были перенесены данные для модулей "Управление закупками, складом и реализацией", "Бухгалтерский учет","Управление персоналом и штатное расписание", "Расчет заработной платы". Также было принято решение о создании единой базы данных для работы всех филиалов в рамках одной системы. Т.к. филиалы работали на различных информационных системах, то были проведены работы по загрузке первоначальных данных из этих систем. По ходу проекта были решены следующие задачи:

Возможность просмотра движения товара от прихода до продажи 

Было решено нумеровать каждый приход двумя цифрами: номером партии и номером серии. Номер серии проставляется либо с барабана (упаковки) либо автоматически. Те теперь любой товарный запас можно однозначно идентифицировать.

Учет кусков кабеля в системе

Раньше в системе «Парус-7» такой учет реализован не был. Путем разработки дополнительных функций данный функционал был реализован.

Формирование заказов подразделениями для последующей их обработки отделом работы с поставщиками

Размещение заказа на поставку кабеля теперь производят руководители отделов для дальнейшей обработки данного заказа отделом по работе с поставщиками. Данное решение позволило избежать двойного ввода данных.

Формирование отделом по работе с поставщиками заказов продукции у производителя и последующее отслеживании движения по поставкам

На основании предыдущей задачи формируются заказы поставщикам, из которых в свою очередь формируются приходные накладные, которые используются в системе для отслеживания поставок и разнесения накладных расходов.

Формирование заказов подразделениями для последующей их обработки отделом работы с поставщиками 

Размещение заказа на поставку кабеля теперь производят руководители отделов для дальнейшей обработки данного заказа отделом по работе с поставщиками. Данное решение позволило избежать двойного ввода данных.

Формирование отделом по работе с поставщиками заказов продукции у производителя и последующее отслеживании движения по поставкам

На основании предыдущей задачи формируются заказы поставщикам, из которых в свою очередь формируются приходные накладные, которые используются в системе для отслеживания поставок и разнесения накладных расходов.

Формирование из поставок прихода

На основание данных обработанных отделом по работе с поставщиками  Складской отдел автоматически формирует фактический приход товара.

Реализация обязательного заполнения определенных полей в счетах на оплату, накладных и счетах-фактурах

В счетах на оплату были реализованы проверки обязательного заполнения следующих полей:

«Ответственный» - ответственный за клиента менеджер. Далее это поле переноситься в накладную, что позволяет формировать отчетность по отгрузкам по каждому менеджеру в короткие сроки.

«Адрес контрагента покупателя» -  реализовано для заполнения полей в печатных формах ТОРГ-12, счет-фактура, счет на оплату.

«Реквизиты контрагента покупателя» - тоже самое что и предыщуем пункте.

Данная реализация позволила уменьшить время обработки данных смежными подразделениями и сотрудниками, такими как менеджеры, бухгалтерия и тд и тп.

Онлайн склад

Для удобства пользователей был разработан онлайн склад по товарным запасам. Данное решение позволило сотрудникам оперативно консультировать клиентам по фактическому положению дел на складе по интересующим позициям. Предоставляется следующая информация: фактический остаток, остаток к продаже, количество в резерве, кто зарезервировал товар, на какой срок. Реализован контекстный поиск. Некоторым клиентам отдела СКС предоставлен ограниченный доступ к данной системе. Для определенных филиалов реализованы аналогичные системы.

Система автоматического снятия с резерва

В системе «Парус-7» было очень много «забытых» резервов. Как это происходило: выставлен счет на клиента, через который зарезервирован определенный товар. Но клиент отказался забирать данный товар, и менеджер забыл снять резерв со счета. В данном случае товар остается зарезервирован до момента пока менеджер снимет резерв вручную. В результате такой практики в системе скопилось порядка 2000 «забытых» резервов. Для исключения этой ситуации были разработаны следующие ограничения:

1. Пользователь может выставить резерв не более чем на 2 недели от даты счета

2. Если до срока истечения резерва остается 3 дня и менее ответственному по счету приходит уведомления по электронной почте, о том, что резерв будет снят.После получения данного сообщения пользователь может либо снять резерв вручную (чтобы не получать письма) либо продлить его.

3. Если пользователь не продлевает резерв, то он снимается автоматически каждый день в 0 часов 0 минут.

Реализация данной функции позволила решить поставленную задачу.

Система автоматического уведомления о поступлении денег по счету

Т.к. платежи по счетам обрабатывает бухгалтерия, то ранее, менеджер, чтобы узнать пришли ли деньги по его счету, звонил ответственному бухгалтеру. Теперь как только платеж отнесен на счет, менеджер получает уведомление по электронной почте о поступлении платежа.

Система автоматического уведомления о поступлении товара по счету

Т.к. счет может отгружаться не сразу по причине отсутствия товара на складе, то была реализована система уведомлений по электронной почте о поступлении товара, неотгруженного из счета

Система автоматической загрузки курсов валют

Каждый день в 14-00 с сайта ЦБ РФ актуальные курсы валют поступают в систему

Система полуавтоматической загрузки банков

По мере необходимости в систему загружаются банковские учреждения. Удаляются ненужные, обновляются измененные, добавляются новые.

Полный КЛАДР

Адреса в системе приведены к виду стандартного классификатора адресов РФ.

Нормализация словаря контрагентов

В системе наблюдалось дублирование контрагентов, что приводило к увеличению трудозатрат по получению отчетности. В результате проведенных мероприятий, а именно введения контроля контрагента по ИНН и КПП, обучения сотрудников, данная задача была практически решена.

Нормализация словаря номенклатор

Разработана методика по заведению новых позиций в номенклатор, удаления дублей, исправление текущих. Вся номеклатура разбита по направлениям, что позволяет получать отчетность как в разрезе номенклатур, так и в разрезе направлений.

Передача товара со склада центрального офиса на склад филиала

Филиалы подключенные в единую ИС получили возможность на основании наших отгрузок им формировать приход у себя на склад. Данное решение позволило избежать ручного заведения прихода в филиалах, уменьшить количество ошибок как в наименовании номенклатуры, так и в других важных полях (например номера ГТД и барабанов)

Реализация товара со склада центрального офиса клиентам филиалов

Создан механизм прохождения документов при реализации товара клиентам филиалов.Так как филиалы и головной офис работают в рамках единой ИС, то на оформление всего пакета документов уходит меньшее время, чем то что требовалось ранее.

Реализация товара со склада филиалов клиентам центрального офиса

Механизм аналогичен предыдущему

Процедура проставления бухгалтерской себестоимости при отгрузке товара филиалам

Позволяет проставлять бухгалтерскую себестоимость в отгрузочных документах на филиал. Ранее все это делалось вручную. Теперь процесс полностью автоматический.

Функция ввода и возврата из консервации ОС в инвентарной картотеке на любую дату

Стандартный функционал отсутствует и был реализован дополнительно.

Автоматическое создание акта разукомлектации напрямую из товарных запасов

Для реализации функции по учету остатков кусков кабеля на складе потребовалось реализация данной функции.

Изменение грузоперевозчика, номера и даты доверенности

Дополнительная функция для исправления данных в полей в обработанной расходной накладной.

Минимальная прерываемость нумерации исходящих счетов-фактур

При удаление счетов-фактур номер сохраняется в накладной. Если из этой же накладной вновь создается счет-фактура то номер у нее будет тот что был ранее.

Изменение полей счета на оплату при существующих отгрузках

Если в счете на оплату позиция не отгружена, то можно изменить следующие поля: номер партии, склад и количество.

Формирование документа по производству

Для формирования акта о производстве используются два документа: акт на списание ТМЦ(расходная накладная на отпуск в подразделения) и акт прихода ТМЦ(приход из подразделений). Эти два документа в системе логически представляют собой один документ, что позволяет производит списание и оприходывание как в логистическом учете так и в бухгалтерском.

Автоматическое включение авансовой счет-фактуры в книгу оплат и книгу продаж

Для минимизации трудозатрат бухгалтерии  при формировании авансового счет-фактуры из платежа, последний автоматически включается в книгу продаж и книгу оплат.

Размножение настроек пользователя

Для ускорения заведения нового сотрудника в систему создана функция размножения настроек от существующего пользователя вновь созданному.

Изменение ответственного в расходных накладных

Дополнен стандартный функционал

Выгрузка данных для загрузки в различные клиент-банки

Реализованы выгрузки данных в различные клиент-банки как для голового офиса так и для филиалов.

Формирование товарных отчетов по всем складам

Данная функция реализована для ускорения отработки в бухгалтерском учете данных по отгрузкам и приходам

Проверка вида складской операции в соответствии с контрагентом

Для каждой группы контрагентов можно использовать только определенные виды складских операций в товарных документах. Это имеет значение при дальнейшей обработке этих данных в бухгалтерском учете

Отдельно для модулей «Штатное расписание и кадры» и «Расчет заработной платы» были разработаны следующие решения:

 Перенос истории начислений/удержаний.

Для корректного расчета начислений и удержаний необходима история начислений за предыдущий год. Для этого был написан ряд процедур для переноса данных из различных систем филиалов. Таких как «1С», «Парус 7», бумажные носители.

Ускоренное (экстренное) создание новой организации

Стандартное время создания новой организации и настройка модулей зарплаты и кадров занимает 2-3 месяца. Была поставлена задача в максимально кратчайшие сроки создать организацию ЗАО ГКСР и в ней настроить модули по учету зарплаты и кадров.Поставленная задача была реализована за 2 недели.

Единые справочники и настройки

Для упрощения расчета, настройки и контроля заработной платы был настроены единые справочники  в т.ч.:  выплаты/удержания, шкалы налогообложения, настройки отчетности для ПФР, настройки налоговой отчетности и д.р.

Автоматизация создания выплат/удержаний

Для ускорения и упрощения работы по заведению выплат связанных с командировками, отпусками, болезнью был реализован механизм по автоматическому созданию данных выплат из соответствующих приказов.

Автоматизация заполнения табеля рабочего времени

Для ускорения и упрощения работы по заполнению табелей работников был реализован механизм по автоматическому заполнению табеля на основании отработанных приказов и введенных оснований начислений.

Выгрузка данных в электронный формат

Для предоставления отчетности в налоговые органы, пенсионный фонд и д.р. были реализованы следующие выгрузки данных в электронный формат:

- Выгрузка НДФЛ 2  (от 23 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706@).

- Выгрузка в ПФР (от 31 июля 2006 года N 192п)

- Выгрузка "Расчет авансовых платежей по ЕСН" (Приказ Минфина РФ от 9 февраля 2007 г. № 13н).   версия формата отчетности 3.00003 (Приказ ФНС России от 09 апреля 2007 г. № MM-3-13/208@)

- Выгрузка НДФЛ (САЭ-3-04/616@)

- Выгрузка БГ-3-05/51

- Выгрузка перечислений в Сбербанк

- …

Всего в системе было разработано порядка 91 дополнительная функция, которые используются для всех организаций в системе (13 штук).

Также были разработаны и доработаны существующие печатные формы и отчеты более 90 штук.

Так в системе "Парус-7" существовали другие организации холдинга, в который входит ООО НПК "СИМ-РОСС", то они также были перенесены в общую базу ИС "Парус-8" .

На данный момент в системе настроено 115 рабочих мест и обучено около 60 сотрудников. 

Итого: 

1. Перенесены данные из «Парус-7» в «Парус-8» для всех организаций, входящих в группу компаний "СИМ-РОСС"

2. Обучены сотрудники всех филиалов ООО НПК «СИМ-РОСС»

3. Разработана и внедрена система отчетности для финансового департамента

4. В систему введен вновь появившийся филиал ООО НПК «СИМ-РОСС» г. Нижний Новгород

5. Во всех филиалах ООО НПК "СИМ-РОСС" настроены модули «Закупки, склад, реализация», «Бухгалтерский учет», «Штатное расписание», «Расчет заработной платы»

6. Для всех филиалов ООО НПК "СИМ-РОСС" настроены отчетные формы, требуемые для нормального функционирования

7. Настроена и запущена система во вновь открывшейся организации холдинга ООО «РЭК» в составе всех используемых модулей.

8. Проведена процедура по закрытию ООО «РЭК» и переносу данных в ЗАО «РЭК»

9. Настроена и запущена система во вновь открывшейся организации холдинга ООО «ГКСР» в составе всех используемых модулей

10. Проведена процедура по закрытию ООО «ГКСР» и переносу данных в ЗАО «ГКСР»

11. Для организаций ООО "Сим-Росс.Инженерные Системы", ООО "Лизинговая  компания "ЭнергоЛизинг", ООО «Нико», ООО «Вегас», ООО "С-БИЛДИНГ", ООО "НЕКСАР-РОСС" настроены модули по учету персонала и расчету заработной платы.

12. Осуществляется техническая поддержка по внедрению системы CRM в плане разработки дополнительного функционала

13. Проводится постоянный мониторинг изменений как в программном продукте и наличии новых возможностей, так и в законодательстве и при необходимости обновление системы на новые версии.

14. По каждому сложному новому функционалу разработаны инструкции